Im Bereich „Dokumentenablage“ des PC Trainings lernen Sie, wie Sie Ihre Dokumente und Dateien effizient organisieren und sicher ablegen können. Der Dateiexplorer in Windows bietet Ihnen die perfekte Möglichkeit, Ihre Dokumente nach Kategorien, Projekten oder anderen Kriterien zu strukturieren, sodass Sie jederzeit schnell auf alle wichtigen Dateien zugreifen können.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ordnerstrukturen erstellen und Dateien richtig benennen. Darüber hinaus lernen Sie, wie Sie Dokumente schnell finden und in kürzester Zeit aufrufen können, ohne durch unzählige Dateien suchen zu müssen.

• Ordnersystem erstellen und verwalten: Legen Sie eine klare Ordnerstruktur an, die Ihre Dateien nach Projekten, Themen oder Abteilungen kategorisiert.
• Dokumente richtig benennen: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente sinnvoll benennen, damit sie leicht identifizierbar sind und wiedergefunden werden können.
• Dateien verschieben und kopieren: Lernen Sie, wie Sie Dokumente zwischen Ordnern verschieben oder Kopien erstellen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Sicherheit und Schutz: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente mit Passwörtern und Sicherheitsfunktionen schützen und verhindern, dass unbefugte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen.
• Schnelles Auffinden von Dateien: Nutzen Sie die Suchfunktionen des Dateiexplorers, um Dokumente schnell und zielgerichtet zu finden.

1. Ordnerstruktur regelmäßig aktualisieren: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Ordnerstruktur, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt abgelegt und kategorisiert sind.
2. Dokumente sinnvoll benennen: Verwenden Sie klare und konsistente Dateinamen, die den Inhalt des Dokuments widerspiegeln, damit Sie es später schnell finden können.
3. Vermeiden Sie zu viele Unterordner: Erstellen Sie nicht zu viele Unterordner, um die Übersichtlichkeit zu wahren – bleiben Sie bei einer einfachen Struktur, die dennoch alle Anforderungen abdeckt.
4. Verwenden Sie Suchfunktionen: Nutzen Sie die Suchfunktion im Dateiexplorer, um schnell auf Dokumente zuzugreifen und Zeit zu sparen.

Zielsetzung:
Mitarbeiter sollen lernen, wie sie mit ihren mobilen Endgeräten (iPhone und iPad) Fotos erstellen und diese korrekt in der Ordnerstruktur des Unternehmens speichern und benennen.

3.1 Fotografieren mit iPhone und iPad

Mit den iPhones und iPads können hochwertige Fotos aufgenommen werden, die für verschiedene Zwecke (z. B. als Beweisfotos, Dokumentationen oder Projektfotos) verwendet werden. Die Kamera-App auf iPhone und iPad bietet eine einfache und benutzerfreundliche Möglichkeit, Fotos direkt vor Ort zu machen.

• Funktionen der Kamera-App: Verwende die Kamera-App, um schnell und präzise Fotos zu machen. Achte darauf, dass die Fotos klar und gut beleuchtet sind, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.
• Fotos für verschiedene Zwecke aufnehmen: Die Fotos sollten je nach Verwendungszweck (z. B. für Reparaturdokumentationen, Besprechungsprotokolle oder Beweisfotos) präzise und klar aufgenommen werden.

3.2 Benennung der Fotos

Um sicherzustellen, dass die Fotos richtig abgelegt und später schnell gefunden werden können, ist eine konsistente Benennung der Dateien sehr wichtig. Verwenden Sie das folgende Format:

JJJJ.MM.DD_Abteilung_Bildname

• JJJJ.MM.DD: Das Datum im amerikanischen Format (Jahr.Monat.Tag) hilft dabei, Fotos chronologisch zu sortieren. Diese Struktur ist international standardisiert und stellt sicher, dass alle Fotos nach Datum geordnet sind und keine Verwirrung entsteht. Beispiel: 2025.04.23.
• Abteilung: Geben Sie die Abteilung an, aus der das Foto stammt. So ist sofort erkennbar, welches Team oder welcher Bereich des Unternehmens das Foto betrifft (z. B. Marketing, Vertrieb, Bauabteilung, etc.).
• Bildname: Der Bildname beschreibt den Inhalt des Fotos. Hier können spezifische Informationen zum Thema des Fotos angegeben werden, wie z. B. Besprechung, Projektfortschritt, Baustellenbegehung oder Beweisfoto.

Beispiel für die Benennung eines Fotos:

• 2025.04.23_Marketing_Besprechung_001.jpg
  • Dies ist ein Foto, das am 23. April 2025 aufgenommen wurde, aus der Marketing-Abteilung und zeigt eine Besprechung. Wenn es mehrere Fotos von der Besprechung gibt, wird eine fortlaufende Nummer hinzugefügt (z. B. _002 für das nächste Foto).

3.3 Speicherung der Fotos

Die Fotos müssen in den richtigen Ordnern und an den entsprechenden Speicherorten innerhalb der Unternehmensstruktur abgelegt werden, damit sie später leicht gefunden und verwendet werden können.

So können Sie eine strukturierte Ordnerstruktur verwenden:

Die Ordnerstruktur könnte sich am Datum, an der Abteilung und an Projektnamen orientieren. Dies sorgt dafür, dass die Fotos systematisch abgelegt werden und leicht auffindbar sind.

Beispiel für die Ordnerstruktur:

• Hauptordner (Jahr): Der Hauptordner könnte nach Jahr benannt werden (z. B. „2025“), um eine schnelle und übersichtliche Trennung der Jahre zu ermöglichen.
  • Unterordner (Monat): Innerhalb des Hauptordners kann jeder Monat einen eigenen Unterordner erhalten (z. B. „2025_04“ für April 2025).
    • Unterordner (Abteilung oder Projektname): In jedem Monatsordner können weitere Unterordner für jede Abteilung oder Projekt erstellt werden (z. B. „Marketing“, „Bauabteilung“, „Projekt A“, etc.). So ist klar, welches Team oder welches Projekt das Foto betrifft.

Beispiel einer vollständigen Ordnerstruktur:

• 2025
  • 2025_04
    • Marketing
      • 2025.04.23_Marketing_Besprechung_001.jpg
      • 2025.04.23_Marketing_Besprechung_002.jpg
    • Bauabteilung
      • 2025.04.22_Bauabteilung_Baustelle_001.jpg
      • 2025.04.22_Bauabteilung_Baustelle_002.jpg
    • Projekt_A
      • 2025.04.21_Projekt_A_Meeting_001.jpg
      • 2025.04.21_Projekt_A_Meeting_002.jpg

Mit dieser Ordnerstruktur können alle Fotos nach Jahr, Monat, Abteilung oder Projekt leicht sortiert und später schnell gefunden werden.

3.4 Weitere Hinweise zur Fotoablage

• Vermeidung von doppelt gespeicherten Fotos: Achten Sie darauf, dass jedes Foto nur einmal abgelegt wird. Doppelte Fotos können die Speicherstruktur unübersichtlich machen und die Suche erschweren.
• Dateigröße und Qualität: Achten Sie darauf, dass die Fotos eine ausreichende Qualität haben, aber auch nicht unnötig viel Speicherplatz beanspruchen. Wenn nötig, optimieren Sie die Dateigröße, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
• Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf die gespeicherten Fotos zugreifen können. Fotos, die sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, sollten in entsprechenden Ordnern mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen abgelegt werden.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte für Mitarbeiter:

1. Benennen Sie alle Fotos nach dem Format „JJJJ.MM.DD_Abteilung_Bildname“, um eine klare und konsistente Struktur zu gewährleisten.
2. Speichern Sie die Fotos in den richtigen Abteilungs- oder Projektordnern, je nachdem, wofür das Foto verwendet wird.
3. Überprüfen Sie vor dem Speichern die korrekte Benennung und den richtigen Speicherort, um eine schnelle Auffindbarkeit sicherzustellen.
4. Nutzen Sie Cloud-Speicher oder Netzlaufwerke, je nach den Vorgaben des Unternehmens, um Fotos abzulegen.